Secrétaire-technicienne - bilingue

Sous la responsabilité du responsable d’équipe – Location de la vice-présidence – Immobilier. Vous effectuerez des travaux à caractère administratif reliés à la gestion des activités de location des espaces bureaux et commerciaux des immeubles en propriété et en location externe. Vous serez appelé à interagir et à communiquer régulièrement avec les clients internes et externes de la Société ainsi qu’avec les courtiers immobiliers dans le cadre de différents dossiers et mandats. Vous participerez à la réalisation et à l'analyse de certaines activités reliées à la direction principale. Vous assurerez un rôle de soutien auprès du personnel et serez appelé à assumer la gestion de projets mineurs et à coordonner des activités qui s’intègrent dans des projets plus complexes.

Vous soutiendrez également les gestionnaires de la direction principale dans les activités de coordination, de gestion financière, de planification et de suivis.

Plus spécifiquement, vous aurez à :

1. Effectuer et/ou participer à la gestion administrative des projets de l’ouverture jusqu’à leur fermeture
2. Participer à la réalisation des études de marché, obtenir des informations des immeubles concurrents dans les sites spécialisés. Superviser, avec l’équipe de communication, les activités de publicité et marketing des immeubles commerciaux et des unités résidentielles de condominiums; participer aux activités de mise en marché des espaces à louer et des unités résidentielles à vendre
3. Maintenir à jour les informations (locataires, espaces disponibles à la location, coordonnées des courtiers, etc.) relatives à nos immeubles dans les sites web SSQ existants: ainsi que dans les sites web et/ou revues spécialises: Altus Insite, Espace Québec, Espace Montréal, etc.
4. Agir comme pivot pour les communications de la direction vers la clientèle des locataires commerciaux et des copropriétaires de condominiums résidentiels, s’assurer du respect des standards de communication, de leur uniformité et d’obtenir l’autorisation avant la diffusion
5. Recevoir et acheminer au responsable d’équipe, les demandes d’informations sur les locaux à louer. Préparer les différents documents officiels relatifs au processus de location: offres de location, baux, avenants, ententes de renouvellement, ententes de résiliation et tous autres documents pertinents; assurer et gérer le suivi des documents avec les clients
6. Consigner et compléter, dans le tableau d’arrivée d’un nouveau locataire, les informations relatives aux nouveaux clients afin d’en informer la direction – Exploitation
7. Produire les sommaires des baux, faire le suivi des échéances dans les logiciels utilisés à cette fin, préparer et soumettre au responsable d’équipe l’information nécessaire au processus de renouvellement des baux venant à échéance; assister le responsable d’équipe dans le suivi avec les clients
8. Effectuer la vérification et la conformité des offres d’achats des condominiums et en faire rapport à la direction principale, effectuer le suivi desdites offres avec les courtiers responsables
9. Effectuer les demandes de biens et services et faire le suivi avec l’équipe des achats
10. Recevoir, analyser et faire cheminer toutes les demandes d’affichages internes et externes des locataires commerciaux; s’assurer que lesdites demandes soient conformes au concept d’affichage de l’immeuble, faire les suivis avec les fournisseurs au niveau des permis et délais de production et faire le pont avec les locataires et la direction principale
11. Effectuer la mise à jour de l’avancement des projets de la direction principale; faire état des dépassements des échéanciers, s’il y a lieu
12. Effectuer la mise à jour des indicateurs de performance pour le portefeuille de projets; produire des documents, tableaux et plans venant supporter visuellement lesdits projets
13. Coordonner des interventions mineures avec les locataires, copropriétaires des condominiums résidentiels, les courtiers et des clients potentiels
14. Effectuer la fermeture des dossiers de chaque projet, en s’assurant d’obtenir les documents requis selon les procédures en place et effectuer l’archivage informatique. Planifier les rencontres de post-mortem, rédiger les comptes rendus et faire les suivis, au besoin
15. Participer aux différentes réunions de la direction principale, effectuer les convocations, rédiger les ordres du jour et les comptes rendus
16. Effectuer la gestion des réunions et agendas selon les demandes des gestionnaires de la direction principale
17. Effectue les réservations d’hôtel, les voyages ainsi que les inscriptions aux activités externes pour la direction principale
18. En collaboration avec le gestionnaire de l’exploitation, assurer la logistique de l’entretien des véhicules dédiés à l’immobilier
19. Assister ses collègues du soutien administratif de la vice-présidence lors d’organisation d’évènements spéciaux. Au besoin, assurer la relève en cas d’absence ou de surplus de travail
20. Participer à la recherche d’opportunités permettant d’améliorer l’efficience de l’utilisation des ressources

EXIGENCES

• DEC en techniques de secrétariat ou de bureautique ou l’équivalent
• Deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire lié à la location/gestion d’immeubles à bureaux dans une entreprise immobilière
• Aptitudes pour les communications orales
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite
• Maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite (bilinguisme)