Conseiller au secrétaire général

Relevant du secrétaire général des entreprises membres du groupe SSQ, vous appuierez ce dernier auprès des conseils d’administration des entreprises du groupe et des comités de ces conseils. Vous exercerez les fonctions administratives inhérentes à ces secrétariats. Vous participerez à la gestion du programme de gouvernance.

Vos responsabilités consisteront à :

• Collaborer à la préparation des ordres du jour des conseils d’administration et de leurs comités ainsi qu’à la préparation de la documentation de soutien aux sujets à l’ordre du jour
• Assister aux réunions des conseils d’administration et de leurs comités, en assurer l’organisation matérielle et rédiger les procès-verbaux
• Faire les rappels découlant des procès-verbaux ou des affaires en suspens et voir à la diffusion des informations pertinentes relativement au travail à effectuer par les différents comités. Mettre ainsi en place un système et assurer tous les suivis requis concernant les activités
• Collaborer à l’organisation, la convocation et le secrétariat des assemblées générales des actionnaires des entreprises du groupe SSQ
• Soutenir la secrétaire générale dans ses responsabilités de communications courantes avec les membres du conseil d’administration
• Assurer le maintien à jour du programme de gouvernance en fonction des nouveaux besoins de l’entreprise et des changements apportés aux lois, politiques et procédures gouvernementales, ainsi que des plans de travail des conseils et des comités
• Assurer le maintien à jour des livres corporatifs des entreprises du groupe financier
• Assurer le maintien à jour et l’entretien du site extranet Gouvernance ainsi que la formation des administrateurs et des ressources internes, lorsque requis
• Tenir à jour les règlements des entreprises et voir à leur modification, le cas échéant
• Assurer la gestion des déclarations au Registraire des entreprises (et son équivalent hors Québec) pour toutes les entreprises du groupe
• Produire certains rapports requis par les autorités de contrôle et certaines agences
• Préparer et maintenir à jour les résolutions sur la signature des engagements des entreprises et les délégations d’autorité, s’il y a lieu
• Accorder le support nécessaire aux divers intervenants à l’égard des résolutions, des procurations et des autorisations de signatures
• Assurer la vigie des meilleures pratiques en matière de gouvernance notamment par la mise en place d’une vigie législative
• Agir occasionnellement au nom de la secrétaire générale et assurer le suivi de dossiers administratifs qui requièrent l’intervention de cette dernière
• Réaliser les premières étapes de certains projets de la direction générale : cueillette et analyse de données, recherche, préparation de textes, de documents et de rapports

Votre profil

• Baccalauréat en droit
• Être membre du Barreau du Québec (atout)
• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout)
• Bonne connaissance du milieu de l’assurance (atout)
• Bon niveau d’autonomie, sens des priorités, bonne gestion du stress, initiative
• Discrétion, disponibilité, diplomatie, fiabilité

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