Ressources matérielles et immobilières

Technicien aux achat

Offre terminée
Temps plein - Temporaire
Postuler avant :  10 juin 2018

Relevant du responsable d’équipe – Achats, vous superviserez le travail du commis aux achats, validerez et placerez diverses commandes de matériel auprès de différents fournisseurs. Vous effectuerez le suivi des commandes, de la réception à la facturation, vous assurerez de la livraison des commandes d’imprimés à notre clientèle externe et interne. Vous recevrez et effectuerez des appels de service, assurerez la gestion des fournisseurs et procèderez à l'analyse des soumissions à l'aide des logiciels appropriés.

Vos responsabilités consisteront à :

Gestion des approvisionnements

  • Superviser le travail du commis aux achats responsable de la facturation; vous assurer d’une gestion adéquate des factures reçues et de leur saisie au système d’approvisionnement.
  • Recevoir les demandes de biens et services et les valider. Vérifier les items demandés au niveau du produit, de la quantité, de l’emballage et du prix. Corriger au besoin les quantités et les prix en considération des ententes existantes avec nos fournisseurs et vous assurer que les autorisations requises sont présentes. Selon le cas, vérifier auprès du requérant pourquoi l’item standard n’a pas été sélectionné.
  • Vous assurer qu’il n’y ait pas de dédoublement de demandes.
  • À partir des demandes de biens et services reçues ou de la liste des items en B/O, préparer les commandes aux fournisseurs tout en respectant la spécificité des demandes; vous assurer que le poste budgétaire de l’item est valide et conforme; selon le cas compléter les informations additionnelles pour chaque item commandé tel que le code de famille et le poste budgétaire.
  • Superviser la préparation des commandes de réapprovisionnement en formulaires, brochures, enveloppes, etc. à produire par le Centre de reprographie.
  • Placer les commandes auprès des différents fournisseurs et en assurer le suivi.
  • Dans le cas de la location automobile court terme, confirmer les réservations aux requérant; transmettre les différentes informations sur l’arrivée du véhicule et sur son retour dans les édifices SSQ.
  • Vous assurer que toutes les livraisons effectuées à nos entrepôts sont inscrites au système d’approvisionnement; gérer les B/O.
  • Préparer, au minimum 2 fois par jour, les feuilles de cueillettes pour les items en inventaire et les transmettre aux magasiniers; gérer les problèmes d’approvisionnement.
  • Inscrire certaines données aux fichiers statistiques.

Gestion des fournisseurs

  • Effectuer la recherche de fournisseurs alternatifs et voir à leur qualification.
  • Effectuer le suivi auprès des fournisseurs; gérer les problèmes de facturation et de discordance entre les factures et les bons de commande; au besoin, analyser les états de comptes et assurer le suivi des crédits à recevoir.
  • Lors des renouvellements d’entente, participer à l’analyse des fournisseurs.

Messagerie

  • Assurer une gestion efficace de l’impartition de l’ouverture et du tri du courrier avec notre fournisseur; voir à mettre à jour les instructions d’ouverture et de tri.
  • Gérer la réception quotidienne du courrier.
  • Répondre aux problèmes liés à la messagerie interne et externe; prendre contact avec nos fournisseurs pour identifier les solutions et les implanter.

Gestion des équipements

  • Recevoir et répondre aux différents appels de services via le logiciel Heat en ce qui concerne les photocopieurs, télécopieurs, micro-ondes, distributrices et refroidisseurs à eau; effectuer des appels de service auprès des différents fournisseurs lors de problèmes de fonctionnement de certains appareils.
  • Prendre la lecture des compteurs des photocopieurs et transmettre les données aux fournisseurs concernés.

Recyclage

  • Assurer une gestion efficace de l’impartition du recyclage de papier avec nos fournisseurs régionaux.
  • Répondre aux problèmes liés à la gestion des bacs de recyclage; prendre contact avec nos fournisseurs pour identifier les solutions et les implanter.

Autres

  • Participe activement à la réduction des coûts d’acquisitions par des initiatives hebdomadaires et à long terme (contrats long terme, «Just in time», consolidation, etc.)
  • Participer à la préparation des appels d’offres; participer à l’analyser les soumissions reçues.
  • Seconder, au besoin, les magasiniers.
  • Participer aux travaux collectifs organisés sous la supervision du service.

Votre profil

  • DEC en administration
  • Un (1) an d’expérience dans le domaine des achats.
  • Avoir des aptitudes pour les communications orales.
  • Très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite.