Ressources matérielles et immobilières

Préposé à l'accueil et à la sécurité

Offre terminée
Temps partiel - Permanent
Postuler avant :  17 juin 2018

Relevant du directeur – Exploitation, vous recevrez les appels téléphoniques dédiés au secteur immobilier, accueillerez les gens à la réception, les dirigerez vers la personne demandée et effectuerez différentes tâches administratives reliées aux activités de la direction.

Vous effectuerez également différentes tâches reliées au fonctionnement des systèmes de contrôle d’accès du stationnement, des immeubles et des locaux.

Vos responsabilités consisteront à :

ACCÈS ET SÉCURITÉ

  • Veiller au fonctionnement des différents systèmes de contrôle d’accès et de sécurité; s’assurer du bon fonctionnement des systèmes et des caméras et en assurer le suivi requis : produire des rapports, documenter les procédures
  • Effectuer la programmation et la mise à jour des cartes d’accès des immeubles et des stationnements
  • Accorder, coordonner et programmer les accès aux immeubles ainsi qu’aux locaux aux différents fournisseurs. Remettre les cartes d’accès aux autres personnes désignées; tenir un registre et assurer la gestion des entrées et sorties des cartes d’accès
  • Programmer les billets spéciaux de gratuité pour le stationnement des visiteurs et tenir à jour un registre des coupons validés de stationnement remis aux différentes directions de la Société, aux locataires ou autres personnes préalablement identifiées
  • Répondre adéquatement aux demandes ainsi qu’aux appels d’urgence provenant des ascenseurs ou des interphones aux barrières des stationnements
  • Opérer une caisse enregistreuse pour le stationnement visiteur; préparer le rapport de dépôt ainsi que le rapport des encaissements; compléter les baux de stationnement et faire le suivi avec la comptabilité et la location
  • Aider, si nécessaire, les visiteurs qui utilisent la borne de paiement du stationnement ou ayant tout autre problème de ce genre
  • S’assurer de la suffisance des fonds de la borne de paiement du stationnement
  • Communiquer, en cas d'urgence, avec des personnes-ressources de l'intérieur ou de l'extérieur de la Société
  • Produire différents rapports statistiques d’événements; leur contenu et signaler tout problème à son supérieur
  • Participer à différents travaux entourant la sécurité des locaux de l’immeuble
  • Maintenir à jour l’outil web pour la gestion de la continuité des affaires et des mesures d’urgence
  • Communiquer avec les fournisseurs lors d’appels de service, compléter le bon de commande et leur transmettre

Personnes ressources

ACCUEIL

  • Accueillir les visiteurs à la réception et répondre adéquatement à leurs interrogations, les diriger vers la personne demandée ou qualifiée pour leur répondre. Accueillir également les personnes qui se présentent pour des échanges de documents liés aux activités de la Société
  • Recevoir les appels téléphoniques dédiés au secteur immobilier et les acheminer aux personnes demandées ou qualifiées pour répondre aux interlocuteurs; aviser l'interlocuteur si la personne demandée est absente ou si le poste est occupé; prendre les messages
  • Recevoir les appels de service des différents locataires, traiter les ordres de travail et les acheminer aux employés concernés et en faire le suivi. Effectuer des réquisitions dans l’application servant à cette fin
  • Recevoir et faire le suivi de toutes les demandes d’informations des locataires
  • Tenir à jour les coordonnées des locataires commerciaux

AUTRES

  • Au besoin, diffuser de la formation sur les différents systèmes de contrôle d’accès et logiciels d’opération
  • Remplacer, au besoin, les préposés à l’accueil durant leurs pauses ou lors d’absence

Votre profil

  • Diplôme d’attestation collégiale en bureautique ou DEP en secrétariat ou l’équivalent
  • Minimum d’un (1) an d’expérience pertinente (accueil à la réception ou gestion du stationnement ou contrôle d’accès ou sécurité d’immeuble)
  • Avoir des aptitudes pour les communications orales
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée (fonctionnelle)
  • Avoir de l’entregent et une attitude courtoise et professionnelle
  • Faire preuve de débrouillardise et avoir une bonne capacité d’adaptation
  • Être autonome et avoir le sens des responsabilités
  • Être disposé à effectuer du temps supplémentaire au besoin