Secrétaire-technicienne

Relevant du responsable d’équipe – culture organisationnelle et santé mieux-être, vous supporterez les professionnels de la pratique de développement organisationnel dans les éléments logistiques et techniques liés aux programmes des ressources humaines, au programme de santé mieux-être ainsi qu’à la revue et au développement du talent. Vous effectuerez différentes tâches administratives en lien avec les opérations de votre vice-présidence.

Vos responsabilités consisteront à :

• Coordonner l’ensemble des activités de formation reliées au développement organisationnel et développement de talents (Lead – programme de formation pour les gestionnaires, cours d’anglais, formation en lien avec les programmes RH et l’évolution culturelle, etc.), incluant les contacts avec les fournisseurs, les suivis budgétaires, les suivis administratifs, les réservations de salles ou de matériel, les convocations, etc.
• Supporter la conseillère en développement du talent dans les activités du processus de revue de talents (formations, rapports, etc.)
• Supporter les professionnels de votre équipe dans l’organisation d’activités de type consolidation d’équipe (gestion et administration des tests, production de rapports, etc.)
• Coordonner les rencontres du comité santé mieux-être, convoquer les employés concernés, réserver les salles et réaliser le compte rendu
• Effectuer les demandes de traduction et en faire le suivi
• Produire divers rapports de gestion (MobilisAction, gestion de la performance, indice culturel, évaluations de formations, etc.)
• Administrer la bibliothèque documentaire « La vie en forme »
• Produire différents sondages dans SharePoint et dans Survey Monkey selon les besoins
• Assurer la mise à jour des différents documents de formation
• Participer à l’élaboration d’outils ou procédures pouvant optimiser les opérations liées au service
• Remplacer la secrétaire de direction en son absence
• Agir à titre de personne-ressource en ce qui a trait au bon usage de la langue française; apporter une assistance dans la rédaction et la révision de communiqués et d’avis au personnel
• Développer et maintenir des outils Excel
• Effectuer différentes tâches administratives tels que : corriger des textes et du matériel didactique anglais et français, numériser les documents relatifs aux dossiers des employés, mettre à jour différents documents, effectuer les demandes de service (CSI) pour l’équipe
• Collaborer activement aux différentes activités de l’équipe
• Assurer toutes autres tâches connexes à la demande de votre supérieur

Votre profil

• Détenir un DEC en technique administrative ou toute autre formation pertinente
• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience dont un (1) an d’expérience en ressources humaines
• Maîtriser les logiciels de la Suite Office
• Avoir une très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlée et écrite
• Être autonome, organiser et capable de prendre des initiatives
• Avoir de l’entregent et du dynamisme
• Avoir une facilité à communiquer oralement
• Avoir le souci du détail

Compétences

• Sens client
• Collaboration
• Qualité de jugement
• Centré résultat
• Agilité
• Rigueur
• Flexibilité interpersonnelle
• Persévérance