Adjointe administrative juridique

Relevant de la responsable de l’équipe litiges de la vice-présidence affaires juridiques et conformité, vous assurerez le secrétariat des avocats de cette équipe et du secteur de la conformité. Vous participerez à la rédaction de diverses correspondances, transcrirez informatiquement différents documents et procédures judiciaires, assurerez le suivi des protocoles judiciaires, verrez à la préparation et au suivi des activités prévues à l’agenda de vos supérieurs, recevrez les appels téléphoniques, accueillerez les visiteurs et effectuerez certains travaux administratifs reliés aux activités du service.

Plus spécifiquement, vous aurez à :

1. Rédiger certains projets de procédures judiciaires et les transmettre aux avocats pour approbation et modification s’il y a lieu

2. Prendre des arrangements avec les huissiers afin de vous assurer que les procédures soient signifiées et déposées au dossier de la Cour dans les délais exigés par la loi

3. Faire les arrangements nécessaires avec les témoins (à l’interne et à l’externe, tels les experts), avec les avocats de la partie adverse et leurs adjointes afin de fixer des dates pour les interrogatoires ainsi que pour les audiences; prendre les arrangements avec les sténographes judiciaires pour la tenue de ces interrogatoires, faire les réservations de salle

4. Assurer un suivi des protocoles judiciaires et des délais de prescription

1. Procéder à l’ouverture des dossiers de recouvrement, préparer la correspondance appropriée, effectuer les suivis nécessaires

2. Préparer les projets de lettres aux avocats des parties adverses afin de leur transmettre des procédures, des demandes de documents, d’effectuer les suivis légaux, tout en gérant les priorités selon les délais légaux et administratifs appropriés

3. Participer à l’élaboration de divers documents tels tableaux, formulaires, opinions juridiques, lettres, mémos, rapports, procédures judiciaires incluant les différents mémoires de frais et mémoires d’appel et rédiger la correspondance courante

4. Recevoir les appels téléphoniques, fournir les informations adéquates, transmettre les messages, fixer les rendez-vous, les noter et informer les avocats de l’horaire établi; mettre à jour l’agenda électronique des avocats selon les suivis devant être effectués

5. Assermenter les témoins à la demande des avocats

6. Procéder à l’ouverture des dossiers, assurer leur mise à jour, classer, numériser et archiver tout document et fichier électronique; voir au bon fonctionnement du système de classement et archiver les dossiers inactifs

7. Faire des recherches au niveau des différents services chez SSQ pour recueillir les documents et les informations nécessaires à la suite de la réception d’une demande introductive d’instance, d’un mandat de poursuivre, ou d’une demande d’opinion juridique

8. Préparer différents documents boudinés en vue d’un interrogatoire, d’un procès, d’une réunion, d’une conférence, ou autre. Télécopier et transmettre des documents par tout mode approprié, y compris par voie électronique

   EXIGENCES

• DEC en techniques de secrétariat juridique
• Cinq (5) à sept (7) ans d’expérience à titre de secrétaire juridique en matière de litiges. Une expérience en litiges d’assurance sera considérée comme un atout
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Habiletés dans la planification et la gestion de divers dossiers
• Autonomie
• Avoir un bon sens des communications
• Maîtriser les logiciels « Word », Adobe Professionnel, Excel, Power Point et tout autre logiciel pertinent