Secrétaire - bilingue

Relevant du directeur – Éducation et secteur privé, vous travaillerez en collaboration avec les différents intervenants de la direction principale. Vous effectuerez la correction des lettres personnalisées adressées aux assurés, classerez des documents, commanderez et distribuerez le matériel de bureau, composerez des lettres et notes. Vous produirez à l’aide des différents logiciels des documents et rapports, recevrez les appels téléphoniques et prendrez les messages, ferez la réservation des salles et accueillerez les visiteurs.

Vos responsabilités consisteront à :

• Produire à l'aide des logiciels appropriés différents rapports, listes, lettres et autres documents reliés aux activités de la direction principale
• Produire et tenir à jour, avec les principales technologies informatiques, certains documents et formules pour la direction principale. Tenir à jour la liste des adresses des groupes et préparer des enveloppes préadressées pour l'envoi de la correspondance du service
• Contrôler l'inventaire relatif à la papeterie nécessaire pour la Direction principale et commander les items requis ainsi que voir au bon fonctionnement des divers appareils (imprimante, photocopieur, etc.)
• Effectuer du travail de bureautique pour tous les employés de la Direction principale – Gestion de l’invalidité dont la correction de lettres personnalisées adressées aux assurés
• Mettre à jour les gabarits des lettres du système de correspondance
• Recevoir les appels téléphoniques, fournir les renseignements si requis, transmettre les messages et transférer les appels aux personnes concernées
• Effectuer la réservation de salle pour réunion et confirmation aux personnes concernées
• Recevoir et accueillir les visiteurs, fournir les informations pertinentes et/ou les introduire auprès de la personne concernée
• Déposer les documents requis sur l’Intranet de la Direction
• Effectuer l’entrée de données dans le système de gestion du temps (GDT) ainsi que produire et mettre à jour le calendrier des vacances
• Planifier et gérer les plages de disponibilité pour la prise de rendez-vous avec les médecins experts
• Effectuer du travail administratif général tel que : préparer le courrier pour la mise à la poste, classer divers documents dans les dossiers, maintenir à jour le système de classement, effectuer diverses demandes au Centre de Service intégré
• Participer aux travaux collectifs organisés sous la supervision de la Direction

Votre profil

• Diplôme d’études collégiales en technique de secrétariat ou de bureautique
• Maîtrise des principaux logiciels de la suite Office : Excel (niveau de base) et PowerPoint
• Avoir des aptitudes pour les communications orales
• Maîtrise des langues française et anglaise parlées et écrites (bilinguisme)