Adjointe de direction II
Offre terminée
Temps plein - Permanent
Postuler avant : 21 décembre 2018
Au sein de l’équipe d’adjointes à la direction générale, vous participez à la préparation et au suivi des différents dossiers liés aux activités de la direction, en étroite collaboration et sous la supervision de la conseillère en gouvernance.
Vos responsabilités consisteront à :
En équipe avec les autres adjointes à la direction générale, vous serez responsable d’assister les membres du comité de direction dans les fonctions administratives et leur apporter un soutien dans l’analyse et le contrôle des tâches quotidiennes telles que :
- Coordonner et/ou collaborer, avec l’équipe d’adjointes, à la logistique des réunions, comités et événements spéciaux impliquant les membres du comité de direction (réserver les salles, hôtels, repas, traiteur, préparer l’ordre du jour, rédiger les comptes rendus de réunions, etc.)
- Collaborer, avec d’autres premières vice-présidences, au déroulement des différentes activités annuelles organisées par SSQ Assurance et faire le suivi auprès du personnel concerné. Voir à la logistique d’évènements nécessitant la présence des membres de la direction
- Tenir à jour l’agenda électronique de ses supérieurs, convocations de réunions statutaires et autres. Gérer les courriels et la correspondance écrite et en assurer le suivi
- Effectuer les réservations (hôtels et transports), répondre aux demandes des organisateurs d’évènements, produire des rapports de dépenses avec un outil en ligne
- Rédiger, créer, réviser et mettre en page différents documents (communiqués, lettres, notes, rapports, tableaux, comptes rendus), présentations PowerPoint et des rapports complexes
- Gérer les appels téléphoniques, fournir les informations adéquates, transmettre les messages, fixer les rendez-vous, les noter et informer ses supérieurs de l’horaire établi. Accueillir les visiteurs, obtenir et fournir les informations pertinentes et/ou les introduire auprès des supérieurs
- Réaliser l’ouverture des dossiers, assurer leur mise à jour électronique, faire le classement électronique des documents et voir au bon fonctionnement du système de classement en conformité avec les standards établis
- Préparer, maintenir à jour et maîtriser les dossiers reliés aux services desservis, en plus de participer activement à certaines activités et maintenir un niveau de confidentialité essentiel au poste
Votre profil
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou en bureautique
- Sept (7) ans d’expérience dans un poste d’adjointe administrative dont deux (2) ans dans un poste d’adjointe à la haute direction
- Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit et une connaissance fonctionnelle de l’anglais; le bilinguisme constitue un atout
- Excellente maîtrise des outils de MS Office (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, One Note), Adobe Acrobat
- Aisance avec la manipulation des nouvelles technologies (vidéoconférence, téléphones intelligents, surfaces, etc.)
- La connaissance du domaine de l’assurance sera considérée comme un atout
Savoir-être
- Grand sens de l’initiative, de débrouillardise, de l’autonomie, de créativité et un excellent esprit d’équipe
- Enthousiasme pour son travail, le service aux clients; excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles et capacité à communiquer aisément
- Rigueur et souci du détail
- Sens de l’organisation et de la méthode, bonne capacité pour la gestion du stress, la priorisation des tâches et facilité d’adaptation
- Faire preuve de discrétion, d’un haut niveau de confidentialité et d’éthique
- Flexibilité