Expérience client, indemnisation et réclamations

Préposé à l'accueil et à la sécurité

Offre terminée
Temps partiel - Permanent
Postuler avant :  10 juin 2019

Relevant du responsable d’équipe – sécurité et relations clients; vous recevrez les appels téléphoniques dédiés au secteur immobilier, accueillerez les gens à la réception, les dirigerez vers la personne demandée et effectuerez différentes tâches administratives reliées aux activités de la direction. Vous effectuerez également différentes tâches reliées au fonctionnement des systèmes de contrôle d’accès du stationnement, des immeubles et des locaux.

Vos responsabilités consisteront à :

Accès et sécurité

  • Remettre les cartes d’accès aux autres personnes désignées; tenir un registre et assurer la gestion des entrées et sorties des cartes d’accès, selon la procédure établie
  • Programmer les billets spéciaux de gratuité pour le stationnement des visiteurs et tenir à jour un registre des coupons validés de stationnement remis aux différentes directions de la Société, aux locataires ou autres personnes préalablement identifiées, selon la procédure établie
  • Répondre adéquatement aux demandes ainsi qu’aux appels d’urgence provenant des ascenseurs ou des interphones aux barrières des stationnements
  • Opérer, au besoin, une caisse enregistreuse pour le stationnement visiteur; préparer le rapport de dépôt ainsi que le rapport des encaissements; compléter les baux de stationnement et faire le suivi avec la comptabilité et la location
  • Aider, si nécessaire, les visiteurs qui utilisent la borne de paiement du stationnement ou ayant tout autre problème de ce genre
  • S’assurer de la suffisance des fonds de la borne de paiement du stationnement
  • Effectuer la mise à jour des cartes d’accès pour les locaux, les immeubles et les stationnements. Sur demande, programmer les cartes d’employés et en assurer le suivi
  • Communiquer en cas d'urgence, avec des personnes-ressources de l'intérieur et/ou de l'extérieur de la Société, selon la procédure établie
  • Produire différents rapports statistiques d’événements; valider leur contenu et signaler tout problème à son supérieur
  • Participer à différents travaux entourant la sécurité des locaux de l’immeuble
  • Maintenir à jour l’outil web pour la gestion de la continuité des affaires et des mesures d’urgence
  • Communiquer avec les fournisseurs lors d’appels de service, compléter le bon de commande et leur transmettre
  • Contrôler l’accès des fournisseurs à nos locaux et aviser l’équipe exploitation au besoin
  • Émettre les « permis de travail à chaud » aux fournisseurs et en assurer le suivi avec l’équipe d’exploitation

Accueil

  • Accueillir les visiteurs à la réception et répondre adéquatement à leurs interrogations, les diriger vers la personne demandée ou qualifiée pour leur répondre. Accueillir également les personnes qui se présentent pour des échanges de documents reliés aux activités de la Société
  • Recevoir les appels téléphoniques dédiés au secteur immobilier et les acheminer aux personnes demandées ou qualifiées pour répondre aux interlocuteurs; aviser l'interlocuteur si la personne demandée est absente ou si le poste est occupé; prendre les messages, s'il y a lieu
  • Recevoir les appels de service des différents locataires dont SSQ Assurance et s’assurer de répondre aux billets de service de niveau
  • Traiter les ordres de travail et les acheminer aux employés concernés et en faire le suivi. Au besoin, effectuer des réquisitions dans l’application servant à cette fin
  • Recevoir et faire le suivi de toutes les demandes d’informations des locataires
  • Tenir à jour les coordonnées des locataires commerciaux

Autres

  • Au besoin, diffuser de la formation sur les différents systèmes de contrôle d’accès et logiciels d’opération
  • Remplacer, au besoin, les préposés à l’accueil durant leurs pauses ou lors d’absence
  • Assumer toute autre responsabilité connexe ou toute autre responsabilité à la demande de son supérieur

Académique

  • Diplôme d’attestation collégiale en bureautique ou DEP en secrétariat ou l’équivalent

Expérience

  • Minimum d’un (1) an d’expérience pertinente (accueil à la réception ou gestion du stationnement ou contrôle d’accès ou sécurité d’immeuble)

Spécifique

  • Avoir des aptitudes pour les communications orales
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée (fonctionnelle)
  • Avoir de l’entregent et une attitude courtoise et professionnelle
  • Faire preuve de débrouillardise et avoir une bonne capacité d’adaptation
  • Être autonome et avoir le sens des responsabilités
  • Être disposé à effectuer du temps supplémentaire au besoin

Conditions particulières

  • Horaire de travail différent de l’horaire variable standard. Horaire fixe selon les besoins d’affaires. Horaire de 15 heures/semaine.