Adjointe adminstrative

Relevant de la Vice-président – Services et opérations TI, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant certaines tâches administratives. Vous apporterez votre soutien dans la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de la correspondance, de l’agenda, de l’organisation d’événements, le suivi des budgets, la production de comptes de dépenses et de divers documents.

• Planifier, participer et rédiger les comptes rendus du comité de direction de la Vice-présidence.
• Réaliser diverses tâches de planification et de secrétariat, notamment, sortir, classer, photocopier, numériser, faxer des documents et/ou dossiers.
• Participer activement à l’élaboration de présentations, et de procédures.
• Effectuer la compilation et l’entrée de données, produire des rapports de productivité et des statistiques.
• Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
• Réserver des salles de réunion et voir à l’organisation de celles-ci (équipement, pauses-santé, repas, etc.). Confirmer aux membres participants leur présence à ces réunions.
• Rédiger des lettres et des communications en français et en anglais.
• Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires et des cahiers d’autorités.
• Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
• Traiter la facturation pour certains fournisseurs.
• Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
• Gérer la papeterie pour les équipes de la Vice-présidence.
• Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).
• Tenir à jour les organigrammes de la Vice-présidence.
• Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports.
• Gérer les sites intranet de la Vice-présidence et ceux des Directions.
• Réaliser différents travaux reliés aux activités du secteur.
• Effectuer toute autre tâche connexe.