Adjoint(e) juridique

Dans le cadre du regroupement entre La Capitale et SSQ Assurance, la Direction principale Affaires juridiques, vice-présidence exécutive Affaires juridiques, conformité et secrétariat général, est à la recherche d’un ou une adjoint(e) juridique au sein de la Direction Principale Affaires juridiques.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Préparer la correspondance appropriée, effectuer les suivis nécessaires, tout en gérant les priorités selon les délais appropriés.
• Participer à l’élaboration de divers documents tels que contrats, présentations Power Point, tableaux, formulaires, opinions juridiques, lettres, mémos, procès-verbaux, rapports et rédiger la correspondance courante.
• Recevoir les appels téléphoniques, fournir les informations adéquates, transmettre les messages, fixer les rendez-vous, les noter et informer les avocats de l’horaire établi ; mettre à jour les agendas électroniques selon les suivis requis et les tâches devant être effectués.
• À la demande des employés de la DP, voir à l’organisation de réunions, conférences téléphoniques, ateliers et formations, incluant la réservation de salles et du matériel requis.
• Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train) avec l’outil Concur et compléter les comptes de dépenses des employés de la direction.
• Voir à la gestion des absences et des vacances de la Direction principale (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).
• Gérer le site intranet et les différents outils de la Direction principale.
• Effectuer le paiement de facture et collaborer au suivi budgétaire de la DP.
• Procéder à l’ouverture des dossiers, assurer leur mise à jour, classer, numériser et archiver tout document et fichier électronique ; voir au bon fonctionnement du système de classement.
• Effectuer des recherches au niveau des différents services chez SSQ pour recueillir les documents et les informations nécessaires à la suite de la réception d’une demande d’opinion juridique.

Vos talents et vos qualifications :

• Posséder un DEC en technique de secrétariat ou l’équivalent
• Posséder cinq (5) à sept (7) ans d’expérience à titre d’adjoint(e) ou secrétaire juridique
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Habiletés dans la planification et la gestion de divers dossiers
• Bon sens des communications et de l’organisation
• Maîtrise des logiciels « Word », Adobe Professionnel, Excel, PowerPoint et tout autre logiciel pertinent