Adjoint administratif

Vous occupez un rôle de soutien et de coordination auprès de la Vice-Présidente – Présence au travail et mieux-être. Vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant certaines tâches administratives. Vous apporterez votre support dans la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de la correspondance, de l’organisation d’événements, le suivi des budgets, la production de comptes de dépenses et de divers documents.

Vous aurez à mettre en place les présentations de la Vice-présidence en plus d'en assurer le contrôle de la qualité.

Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre patience et votre capacité à respecter vos échéanciers, cet emploi est pour vous!

• Planifier, participer et rédiger les comptes rendus du comité de direction de la Vice-présidence.
• Réaliser diverses tâches de planification et de secrétariat, notamment, sortir, classer, photocopier, numériser, faxer des documents et/ou dossiers.
• Participer activement à l’élaboration de présentations, et de procédures.
• Effectuer la compilation et l’entrée de données, produire des rapports de productivité et des statistiques.
• Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
• Réserver des salles de réunion et voir à l’organisation de celles-ci (équipement, pauses-santé, repas, etc.). Confirmer aux membres participants leur présence à ces réunions.
• Rédiger des lettres et des communications en français et en anglais.
• Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires et des cahiers d’autorités.
• Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
• Traiter la facturation pour certains fournisseurs.
• Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
• Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautique ou en secrétariat.
• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente.
• Très bonne connaissance des langues française et anglaise parlée et écrite.
• Maîtrise des outils de la Suite Office, donc Excel et Powerpoint
• Démontrer de l’entregent, du dynamisme, de la proactivité, de la débrouillardise, de la discrétion, un bon sens de l’organisation et de la facilité à gérer le stress et les priorités.
• Habileté à travailler en équipe dans un environnement axé sur la collaboration