Adjointe administrative

Offre terminée
Temps plein - Permanent
Postuler avant : 13 janvier 2019

Relevant du vice-président – Actuariat corporatif, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant certaines tâches administratives. Vous apporterez votre soutien dans la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de la correspondance, de l’agenda, de l’organisation d’événements et la production de documents.

Vos responsabilités consisteront à :

Planifier, participer et rédiger les comptes rendus du comité de direction de la Vice-présidence.
Manipuler des documents et des dossiers confidentiels.
Réaliser diverses tâches de planification et de secrétariat.
Participer activement à l’élaboration des présentations.
Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
Réserver des salles de réunion et voir à l’organisation de celles-ci (équipement, pauses-santé, repas, etc.) Confirmer aux membres participants leur présence à ces réunions.
Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
Traiter la facturation pour certains fournisseurs.
Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).
Tenir à jour l’organigramme de la Vice-présidence.
Participer à la rédaction des rapports de l’actuaire désigné, d’EDSC (examen dynamique de suffisance du capital) et de simulation de crise.
Au niveau des examens d’actuariat, gérer la bibliothèque et effectuer les commandes de matériel requis.
Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports.
Gérer le site intranet de la Vice-présidence.
Réaliser différents travaux reliés aux activités du secteur.

Votre profil

Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
Minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente.
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.
Maîtrise des outils de la suite MS Office.
Intérêt dans la production de rapports à caractère mathématique.
Démontrer de l’entregent, de la débrouillardise, de la discrétion, un bon sens de l’organisation et de la facilité à gérer le stress et les priorités.